Au sein d’une entreprise, la gestion des fiches des paies est un sujet à ne pas négliger. Le service RH est souvent responsable de ce processus pour être dans la légalité et informer les salariés de leur paie. Aujourd’hui, des solutions existent pour simplifier le service de gestion de paie des entreprises. Voyons quelles sont ces solutions.
Plan de l'article
Les outils indispensables pour faciliter la gestion de paie de votre entreprise
Tout d’abord, pour simplifier la gestion de paie d’une entreprise, certains outils existent et permettent d’automatiser au maximum ces tâches. Ce sont notamment des logiciels comme le logiciel intégrateur sage qui peuvent se révéler être des outils utiles pour une entreprise.
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Un logiciel comme l’intégrateur Sage est une solution qui assure de renforcer l’efficacité, mais pas seulement. Ces logiciels en ligne utilisés par le personnel d’une entreprise sont aussi totalement mobiles et collaboratifs. Ainsi, grâce à cet outil, le personnel, particulièrement un service RH et les autres salariés peuvent facilement accéder au service, n’importe où.
Comme nous l’avons évoqué, ce sont aussi des logiciels très collaboratifs qui permettent à l’ensemble des salariés. Spécialement, ceux qui s’occupent de la gestion de paie au sein de l’entreprise, de gérer ensemble de manière fluide cette mission du personnel. Grâce à des logiciels d’équipes en ligne, tous les salariés augmentent leur productivité pour l’entreprise et notamment pour la gestion de paie.
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Enfin, si vous vous tournez vers ces outils comme ces logiciels, sachez qu’il est possible de vous faire accompagner, particulièrement par Sage pour comprendre le fonctionnement et l’intégrer à la gestion et à l’organisation de l’entreprise facilement. En ligne, vous savez désormais comment procéder à la gestion de chaque salaire.
Externaliser la gestion de paie de l’entreprise
Pour vous faciliter la gestion de paie de votre entreprise, il est aussi possible d’externaliser ce processus en vous tournant vers un service de ressources humaines indépendant. Dans ce cas, le personnel qui travaille pour les ressources humaines des entreprises ne fait pas partie des salariés de ces entreprises.
C’est ce que l’on appelle l’externalisation totale des ressources humaines en faisant singulièrement appel à une agence. Dans ce cas, vous serez assuré que des professionnels des ressources humaines et en l’occurrence, de la gestion de paie, s’occupent de cette partie de l’entreprise. C’est une solution fiable et simple grâce à l’accompagnement d’un cabinet de comptable ou d’une agence de RH.
Ce sont notamment de nombreuses petites entreprises qui font appellent à ces services pour se simplifier la vie.
Faire un audit de paie
Il existe une autre astuce à mettre en place pour savoir comment bien s’y prendre pour gérer le salaire de vos collaborateurs : l’audit de paie.
L’audit de paie est un travail qui permet d’analyser le détail de votre processus de mise en place de la gestion de paie. En faisant ce travail, vous pourrez ainsi évaluer et faire évoluer vos méthodes. Vous vous apercevrez de ce qui va et de ce qui ne va pas avec vos techniques utilisées. Cela peut sembler essentiel pour la gestion complète de ce travail.
Les erreurs de paie les plus courantes et comment les éviter
Malgré toutes les astuces que nous venons de vous donner, il arrive parfois que des erreurs se glissent dans la gestion de la paie. Voici quelques-unes des erreurs les plus courantes et comment les éviter :
L’une des erreurs les plus fréquentes est l’erreur sur le bulletin de salaire. Il peut s’agir d’une faute d’orthographe, d’un montant erroné ou encore d’une erreur concernant les heures supplémentaires effectuées par vos employés.
Pour éviter cela, assurez-vous toujours de relire attentivement chaque bulletin avant sa distribution aux employés.
Pensez au bien prélèvement à la source (PAS). Toutefois, malgré toute votre attention portée sur ce point important, il peut arriver qu’une erreur survienne.
Afin d’éviter ce genre d’erreurs qui peuvent être très graves pour votre entreprise et causer une perte financière importante pour vos collaborateurs (notamment si ces derniers négocient un prêt immobilier), nous vous conseillons vivement de recourir à un expert-comptable ou un spécialiste en ressources humaines.
Le Salaire Minimum Interprofessionnel de Croissance (SMIC) doit être respecté dans toutes ses dispositions. Cela signifie qu’il faut surveiller tout changement de taux qui pourrait être décidé par le gouvernement.
Pour éviter cette situation, vous devez effectuer une veille régulière sur les changements dans la législation en matière salariale et anticiper leurs impacts.
Les charges sociales sont des cotisations payées à l’État pour financer différents services sociaux tels que la sécurité sociale, l’assurance chômage ou encore la retraite.
Si vous commettez une erreur concernant leur calcul, cela peut entraîner un manque à gagner important pour votre entreprise ainsi qu’un préjudice moral pour vos employés ne bénéficiant pas du montant de protection sociale dont ils devraient disposer!
La solution est simple : confiez cette mission importante à un professionnel (expert-comptable ou spécialiste en ressources humaines). Ces derniers seront en mesure d’effectuer les vérifications nécessaires afin de minimiser tout risque d’erreur.
Il faut noter que toutes ces erreurs peuvent causer des frais supplémentaires inutiles (notamment si elles doivent être corrigées) ainsi qu’un stress financier majeur au sein de l’entreprise. Pensez aux biens salaires et autres avantages salariaux accordés aux collaborateurs.
Les avantages de la digitalisation de la gestion de paie de votre entreprise
Pour simplifier la gestion de la paie de votre entreprise, vous devez digitaliser les salaires et autres avantages, ce qui peut vous faire gagner du temps et améliorer considérablement votre productivité.
Un logiciel informatique bien conçu peut facilement automatiser tous les aspects liés à la gestion de la paie. Cela inclut le calcul des rémunérations brutes, le suivi des heures travaillées ainsi que l’impression ou encore l’envoi automatique des bulletins de salaire.
En utilisant un tel outil, vous pouvez donc dire adieu aux tâches manuelles fastidieuses telles que le traitement manuel des paiements et les fichiers Excel interminables qui peuvent causer tant d’erreurs et ralentir le processus.
La mise en place d’un système numérique permet également un gain de temps significatif pour les employeurs comme pour les employés. Les données sont accessibles depuis n’importe quel ordinateur connecté au réseau Internet (y compris en télétravail). Vous ne perdrez plus votre temps dans les allers-retours concernant vos documents papier.
Le principal avantage lié à cette approche est incontestablement son efficacité dans la prévention contre toute source possible d’erreur dans vos opérations de paie. Les logiciels modernisés sont dotés d’algorithmes pointus capables de garantir une parfaite exactitude des calculs, afin que chaque salarié perçoive la rémunération qui lui est due en fonction de sa position dans l’entreprise.
La gestion de la paie étant très sensible, vous devez garantir la sécurité des informations confidentielles qu’elle contient. L’utilisation d’un système numérique vous permettra donc non seulement une sauvegarde régulière automatique des données, mais aussi un accès restreint aux personnes autorisées.
Ce gain de temps est surtout marqué lorsqu’il s’agit d’enregistrer de nouveaux collaborateurs ou encore lorsque surviennent des situations exceptionnelles comme un changement de statut matrimonial ou une modification du contrat commercial.
En définitive, la digitalisation de votre gestion de paie peut être bénéfique à plusieurs niveaux : elle simplifie le processus interne tout en améliorant l’efficacité globale grâce au partage rapide et efficace des informations entre ses différents acteurs.
